バイトに応募をしようと電話をかけたのに、担当者が不在の場合ってありますよね。

担当者はいるものだと電話をかけてるのに「不在」と言われると、慌ててしまいがち!

でも落ち着いて対応すれば大丈夫!

たった数十秒で終わる電話で、他の担当者にも好印象を与えられるチャンスでもあるのです。

顔が見えないからこそ、言葉遣いを丁寧に誠実な対応を心がけましょう。

この電話から面接が始まっている」と言っても過言ではありません!

担当者は不在、と言われたら?

担当者不在の場合を考えておき、伝えるべきことを事前に準備をしておけば落ち着いて対応できます。

それでは、具体的な対応方法を紹介していきましょう。

「いつ頃お戻りになられますか?」と尋ねる

担当者が不在の場合は、「いつ頃お戻りになられますか?」と尋ね、改めてこちらから電話をする意思を伝えておきましょう。

ただ、会社側から「こちらから折り返します」と言われたら、断らずにそのようにしてもらうのもOKです。

よくあるNGパターン

【OK】いつ頃お戻りになられますか?
【NG】今日戻ってきますか?

いつ戻るかも不明な場合は「後日お電話を改めます」

担当者がいつ戻るか分からない場合は、「後日お電話を改めます」と伝えておきましょう。

例えば、「他にバイト応募についてお分かりの方はいらっしゃいますか?」と聞いてしまうのは、せっかちな印象を与えてしまうのでNGです。

よくあるNGパターン

【OK】後日お電話を改めます
【NG】また今度電話かけます

「ご都合の良い時間を教えていただけますか?」と聞いておくとよし


こちらから再度電話をかける場合は、「ご都合の良い時間を教えていただけますか?」と担当者がいる時間を聞いておきましょう。

再度電話をかけた時に、また担当者が不在だと、お互いに何度も手間がかかってしまうので、ここは要チェックポイントです!

よくあるNGパターン

【OK】ご都合の良い時間を教えていただけますか?
【NG】電話をかけていい時間ってありますか?

担当者が不在なのはこんなとき

担当者不在の理由は、「お昼休憩」「会議中」「外出中」のいずれかがほとんどです。

どのケースも、対応方法としては「改めてかけ直す」でOKですが、会社側に聞いておくとよい点があるので確認していきましょう。

お昼休憩

会社のお昼休憩は、12時~13時までが一番多いです。

この時間帯の電話は避けておきましょう。

また、午前中の9時~10時は、朝礼をする会社も多いので、朝一番の時間帯も避けるのがベスト。

比較的安心な時間帯は、お昼休憩が終わり一段落つく午後13時以降になります。

会議中

会社によっては、会議やミーティングが頻繁にあるところも多いです。

会議の時間は不定期なので、その時間帯を考えて電話をかけるのは難しいですよね。

会議中だと言われたら、戻る時間を聞いて再度かけ直すのがよいでしょう。

外出中や出張

担当者が外出中の場合は、会社に戻ってこないケースもありますので、「本日戻られますか?」と聞いておきましょう。

長期出張の場合は、「いつ頃戻られるか、お日にちは分かりますか?」と聞いておきましょう。

その日程がだいぶ先になるようなら、タイミングにより応募期間が終わってしまったり、バイトが決まってしまう可能性があるので、「恐れ入りますが、他にバイト応募の担当者様はいらっしゃいますか?」と聞いてしまってもOK!

別の電話に応対中



このケースは結構多いです。

別の電話に対応中の場合は、すぐに終わることがほとんど。

会社側が、「電話が終わり次第、こちらからかけ直します」と言ってもらえる場合があります。

基本は、「後ほど、お電話を改めます」と伝えるのがベストですが、電話口の雰囲気によっては、折り返し電話をいただいてもOKです。

応募先が忙しい時間に電話するのは避けよう!

職種により忙しい時間帯は異なります。

時間帯を考えて、電話をかけるように注意する必要があります。

それでは、具体的に職種別の時間帯をチェックしていきましょう。

職種によって電話するべき時間を考えよう

ファミレスの場合

ランチタイム(11:30~13:30)
ディナータイム(18:00~19:00)

コンビニの場合

出勤時間(8:00~10:00)
昼食時間(12:00~13:00)

スーパーの場合

昼食準備(12:00~13:00)
夕食準備(16:00~18:00)

忙しい時間帯に電話をかけると、「気が利かない人だ」とマイナスポイントになる場合もあるので、よく注意しておきましょう!

電話は礼儀や敬語をアピールできる場!

採用担当者以外の人が電話に出た場合も、言葉使いには十分注意しましょう。

あなたがどのような態度だったか、よくチェックしています。

そして、そのチェックした内容を、採用担当者に伝えている場合もあるので、言葉使いは敬語を使い、礼儀をしっかりと行い誠実な対応を心がけましょう。

いつかけても不在・・・これって不合格?

採用担当者は多忙です。

複数の求人を受け持っている場合もあり、書類選考から面接までの業務を全て対応しています。

結果を待っている側は待ちきれない思いでいっぱいですが、ここは冷静に待ちましょう。

何度も催促の電話をかけることで、「しつこい人」と思われ不採用のきっかけになりかねません。

連絡日から大幅に過ぎている場合は、もちろん催促の電話をかけてもOKですが、
1~2日の遅れは、もう少し待ってもいいかもしれません。

また、休日は連絡日に含まない会社がほとんどですので、よく確認しておきましょう。

担当者不在時の電話についてのまとめ

これさえチェックしておけば大丈夫!

担当者不在の場合の「電話一例」を確認しておきましょう!

あなた
「私、○○と申します。アルバイトの求人を見たのですが、担当者の○○様はいらっしゃいますか?」

会社
「ただいま不在にしております」

あなた
「それでは、いつ頃お戻りになられますか?」」

会社
「15時頃に戻るかと思います」

あなた
「それでは、15時頃に改めてお電話してもよろしいでしょうか?」

会社
「承知しました」

あなた
「ありがとうございます。それでは、失礼いたします」

難しく考える必要はありません。
事前に流れを把握しておけば、スムーズに安心して電話対応ができるはずです。

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