バイトをしていると、電話での対応が必要となる機会がやってくるかもしれません。

そんなとき何の準備もできていないと、知らず知らずのうちに失礼な応対やマナー違反を犯してしまう可能性があるでしょう。

場合によってはトラブルの原因となってしまい、大変な思いをすることにもなります。

しかしきちんとした応対方法と注意点を理解できていれば、誰でもバイト中の電話に慣れていくことはできるのです。

将来電話で困ることのないように、ぜひこちらでバイトに求められる電話応対の基本を学んでいきましょう。

業種や仕事内容によっては、アルバイトの立場でも電話対応を求められることは珍しくありません。

しかしいい加減な対応やマナー違反の受け答えをしてしまうと、職場にトラブルを招いてしまう可能性もあるでしょう。

そこで今回はバイトが最低限身につけておくべき電話の基本と、失敗しないための秘策をチェックしてみます。

バイトに合格したけれど、電話対応がちゃんとできるか不安だという人は、こちらを参考にして準備を進めていきましょう。

電話対応のスキルはその後も長く利用できるものとなるので、苦手意識を克服するためにも早めの対処を行ってください。

職種によってはバイトでも電話応対がある

職種によってはバイトでも電話応対がある

「バイトだから電話に出る必要はない」「電話対応はすべて上司がやってくれる」

そんな気持ちでいる人は多いかと思われますが、実際にはバイトでもかかってきた電話に対応しなければならない場面は多々あります。

職種によってはきちんとした電話対応が必要だったり、上司や担当者への引き継ぎが求められたりするので、軽く見ていると失敗の元となってしまうでしょう。

まずはどんなバイトで電話対応が必要なのか、そしてどんなタイミングで電話を取らなければならないのかを、事前に確認しておいてください。

コンビニには問い合わせの電話

レジでの接客や品出しがメインとなるコンビニバイトですが、ときには問い合わせの電話がかかってくることもあります。

商品の有無やサービスの詳細、その他メーカーや別店舗からの連絡など、電話の内容はさまざまです。

バックヤードに店長や先輩がいるのなら任せられるかもしれませんが、忙しいコンビニは手が空いているバイトが出なければならないことも多いでしょう。

そのためコンビニで働くのなら、電話対応もバイトの仕事に含まれると考えておく方が無難となります。

基本的には電話でも、普通に接客するときと同じイメージでOKです。

しかし相手の声だけで多くのことを判断しなければならないため、練習は必要となることでしょう。

飲食店には予約の電話

電話を受けるようなシーンは少ないように思えますが、予約の受付などで意外にもよくかかってくるのが飲食店バイトです。

お店の印象を変えることにもなりかねないので、応対の際には十分な注意をする必要があるでしょう。

最近はネットで予約を行えるお店も多いですが、実際に声でのやりとりの方が安心するという人はたくさんいるため、今後も電話予約の需要は残ると予想されます。

飲食店のバイトに採用されたときは、事前に上司や先輩から電話応対の手順を学んでおくことがおすすめです。

また飲食店バイトの電話応対では、予約を実行するためにお客様の情報をきちんと聞き取ることが重要となります。

ミスのないようにメモを用意して、いつでも電話の内容を書き残せるようにしておきましょう。

コールセンターは電話がメイン業務!

コールセンターは電話がメイン業務!

コールセンターのバイトにとっては、電話応対こそが仕事のメインとなります。

そのため電話での対応スキルは、言うまでもなく必須のものとなるでしょう。

電話が苦手な人にとっては辛いバイトになると思われますが、その苦手を克服するにはうってつけの環境が整っています。

コツを理解することができれば仕事の電話は比較的簡単に対応できるようになるので、バイトをきっかけに電話慣れを目指してみるのもいいでしょう。

社会人になれば、電話応対が求められる場面はさらに増える可能性があります。

今のうちにコールセンターバイトで、電話応対のイロハを吸収してみるのもおすすめです。

接客業の多くは電話対応が必要となる

ここまで見てきた通り、接客業バイトの多くでは電話対応が求められます。

直接会話するのとは違った難しさがあるので、あらかじめ基礎知識の把握と練習をしておくことが求められるでしょう。

毎回バイトのたびに電話応対があるわけではないのがネックとなっていて、最初の頃はなかなか電話の感覚に馴染めないかもしれません。

それでもいつ電話がかかってきても大丈夫なように、対応の準備は整えておきましょう。

電話応対が緊張する理由を知ろう

バイト業務における電話応対は、どうしてあんなにも難しいのでしょうか。

それはいくつかの理由によって、プライベートの電話とは違う緊張感が発生していることが原因だと考えられます。

この理由を知ることができれば、バイトの電話をもっと楽に受け取れるようになるでしょう。

特に大きな理由となりやすいポイントをまとめましたので、バイト中の電話が苦手な人は以下を1つ1つチェックしてみてください。

自分を苦しめている理由を特定することができれば、意識してその部分を補いながら働くことも難しくはなくなりますね。

相手が見えないため

相手の姿が見えないと、どうしてもコミュニケーションの難易度は上がってしまいます。

特に他の仕事やお客様に気を取られやすいバイト中は、電話応対が自然と困難になることでしょう。

普段とは大きく勝手が違ってしまうため、電話に慣れているからと油断をすると思わぬミスを犯してしまうかもしれません。

そういった環境は否応なく心に緊張感を生み出してしまうので、電話を取るのが嫌になってしまうことが多いでしょう。

そんな緊張感を緩和するには、とにかく電話の話に集中するのがコツとなります。

忙しいバイトの最中にかかってきた電話に出るときは、なるべくバックルームなどに移動するのがポイントです。

静かで落ち着ける場所でなら、相手が見えなくても最低限の応対を行うことはできるでしょう。

「お客様」を意識しすぎてしまう

バイト中にかかってきた電話の先にいるのは、基本的にお店のお客様です。

友だちや家族とは違うので、気を使って応対する必要があるでしょう。

しかしあまりにも気を使いすぎると、逆に緊張感が浮き彫りとなってしまい、相手に違和感や不快感を与えてしまいます。

お客様を意識しすぎない自然な形で電話を受け取れるようになることが、しばらくの間バイトの目標になることでしょう。

特に電話だと上手くこちらの感情が伝わらないことから、無意味なトラブルを引き起こしがちです。

お客様として対応することが非常に難しいので、慎重に言葉を選ぶようにしましょう。

不慣れで恥ずかしさがある

不慣れで恥ずかしさがある

最近はメールやLINEなどのコミュニケーションアプリで簡単に連絡が取れてしまうため、電話を使う機会というものが減りつつあります。

なので電話に馴染むことができず、恥ずかしさを感じている人もいるかもしれません。

電話という媒体そのものに慣れていないのなら、まずは日常的に利用することから始めてみるといいでしょう。

普段から意識して電話を使うようにすれば、バイトでも気負わずに電話応対を行えるようになります。

特別な練習をする前に、電話をするという行為から恥ずかしさを取り除けるように努力していきましょう。

バイトで電話応対するときのコツ

バイトでの電話応対を完ぺきにするには、いくつかのコツをチェックする必要があります。

効率良く成長していくためにも、以下の内容から電話のスキルを上達させるポイントを学んでみてください。

1つ1つそれらのコツを理解していくことができれば、少しずつでもバイト中の電話に慣れていけるでしょう。

慣れは電話から緊張感をなくし、正しい応対を実現させてくれます。

それはストレスなくバイトを続けていくことにつながっていくため、ぜひこの機にマスターしておきましょう。

トークスクリプト(台本)を作る

コールセンターなどでは、お客様との電話応対時に手本となる台本(トークスクリプト)が用意されています。

このトークスクリプトはその他のバイトでも役に立つシステムであるため、積極的に取り入れていくべきでしょう。

ガチガチに内容を決めてしまうのではなく、電話を受けてからどのような形で会話を進行していくのかを、軽くメモしておくだけでも結果は変わってきます。

特に「商品について聞かれたとき」「上司がいるか尋ねられたとき」「クレームの電話を受けたとき」など、いくつかのパターン別にトークスクリプトを作る方法は有効です。

かかってきた電話の種類によってトークスクリプトを選択して、その後はそれにそって応対するだけでOKとなります。

あらかじめ準備ができていれば、いつでも冷静な電話応対が行えるでしょう。

早くバイトの仕事を覚えるためにも、トークスクリプトの作成に挑戦してみることがおすすめです。

電話の流れを覚える

どんな電話でも、基本となる流れがあります。

その流れを覚えることが、バイト中の電話に慣れるための第一歩になるでしょう。

受話器を取ってから何を言い、相手の言われたことにどのように答え、最後にどうやって切るかまでを把握できていれば、最低限の礼儀を守ることができます。

電話での会話がしどろもどろになってしまうという人は、まず流れを理解することを意識してやってみましょう。

基本的に電話の流れも、通常の会話と同じようにキャッチボール形式となります。

相手が話したことに対して返答する、それに対してまた相手が話す、そのつながりが電話の内容となって残るのです。

自分ばかりが話したり、逆に相手に話しをさせてばかりいたりすると、コミュニケーションが破綻してしまうので注意しましょう。

遅すぎるくらいゆっくり話す

電話は物理的に距離のある会話であるため、どうしても直接話すよりかは声が聞き取りづらくなってしまいます。

特にバイト中は声のバランスが取りづらいので、自分が思っている以上に相手にとって聞きにくい話し方になっている可能性があるのです。

そのためバイトの電話応対では、遅すぎると感じるくらいゆっくりと話すことがおすすめされます。

ゆっくりとした口調で話せば、相手もそれに合わせて落ち着いたトーンで会話をしてくれるものです。

それはこちらとしても聞き取りやすい状態となるので、電話でのスムーズなやりとりが実現します。

電話をかけたお客様の気持ちを楽にするためにも、ゆっくりと話すということは徹底してみてください。

筆記用具を常備しておく

筆記用具を常備しておく

別の誰かに伝言を頼まれたり、お客様からの注文を受けたりといった電話も、バイト中には珍しくはありません。

そんなときに自分用の筆記用具があると、電話の内容をきちんと忘れずに覚えておくことができるでしょう。

電話を受けているときは記憶すればいいと思うかもしれませんが、バイトをしているうちに内容が曖昧になるということは非常に多いです。

再び電話をかけ直すようなことがないように、最初から簡単なメモは残しておくようにしてください。

もちろんメモをした後はそのまま放置せずに、しかるべき対応を取るようにしましょう。

わからなければ担当者へ

バイトでも基本的な電話応対は行う必要がありますが、自分では対処しきれないような内容だった場合は、速やかに担当者にバトンタッチしましょう。

わからないのにいい加減な返答をしてしまったことが、トラブルやクレームにつながったという例は多くあります。

バイトでは判断できないことが舞い込んできたときは、無理をせずに電話を代わってもらうようにしてください。

担当者や上司に代わるときは「少々お待ちください」と一言添えてから保留ボタンを押し、なるべく早く電話に戻るのがマナーです。

電話を代わってもらった人に迷惑をかけないためにも、基本となる電話のマナーはしっかりと守るようにしましょう。

電話応対は社会人になると必須スキル

バイトはまだ比較的電話に出る機会は少なくて済みますが、社会人になるとそうもいってはいられなくなります。

そのため電話でのスムーズな対応やマナーは、社会人にとっての必須スキルとなることでしょう。

仕事上のコミュニケーションに素早さと正確さが求められるかぎり、電話応対の重要性は変わりません。

社会人として働いていくためにも、電話に関する基本事項は細かくチェックしておくことをおすすめします。

1から勉強するのは大変

電話の応対方法や基本マナーをマスターするには、それなりの時間を要します。

1から勉強するのは非常に大変なので、バイトのうちから練習しておく方が効率的となるでしょう。

社会人になっても電話に慣れていないと、仕事をしていく上で何度も恥をかくことになるかもしれません。

それはスムーズな仕事を阻害することになってしまうので、ぜひバイトの段階である程度は電話に親しんでおくといいでしょう。

電話の応対が評価を変えることも

社会人になると仕事の結果だけでなく、さまざまな点が自分の評価につながっていくことになります。

電話の応対もその1つで、きちんと社会人らしい振る舞いができているかどうかが、あなたの評価を変えてしまうこともあるのです。

せっかく仕事を頑張ったのに、電話の応対を失敗したせいで評価が下がってしまうと、やりきれない気持ちになってしまいますよね。

そんなもったいないことが将来起こらないように、バイト中の電話で積極的に練習していくことがおすすめです。

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