応募先からの不在着信をみて慌ててかけ直してしまって後悔。あたふたしてしまった、うまく聞き取れなかった、なんてことはありませんか?

やはり何事も失敗しないためには準備と冷静さが大切ですよね。

バイト先への折り返し電話で緊張する人は多いと思います。

しっかりと準備を整え、落ち着いて失礼のない対応をしていけるといいですね。

ここでは、準備の仕方、話し方の例文、うっかりミスの防ぎ方を紹介しています。

折り返し電話をするときに大切なこと

自ら電話をかけておいて、しどろもどろとしていては、あまりいい印象を与えることはできません。

電話で採用のチャンスを逃すなんてもったいない!

折り返し電話の場合は、準備万端でかけることが大切です。相手に失礼のないよう心がけましょう。

まずは筆記用具とメモの準備

すぐにメモをとれるようにしておくこと、これは基本中の基本です。

「メモのご用意はよろしいですか?」と聞かれたとき、「はい、大丈夫です!」と即答できたら、とてもスムーズですよね?

メモをするよう指示されていない内容でも、自分が大切だなと思う部分は必ずメモを取るようにしておきましょう。

特に、時間や連絡先、日にちなどといった数字は、聞き間違え、覚え間違えが多いです。

復唱したうえでメモを取るようにしましょう。

まずは筆記用具とメモの準備

応募先の募集要項もあるとGOOD

応募先の募集要項がある場合は手元に用意したうえで折り返し電話をかけましょう。

勤務時間や職務内容、面接時の持ち物などが募集要項に書いてあれば確認することができます。

また、マーカーでさっと印をつけることもでき、焦ってメモを取る必要がなくなります。

より落ち着いて対応できるようになりますよ。

折り返し電話をする時間帯

基本的には営業時間内にかけるようにします。

募集要項に電話対応の時間が書かれている場合には、それに従いましょう。

職種により、忙しい時間帯が異なります。

応募先にとって迷惑とならない時間帯にかけるよう配慮しましょう。

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飲食店や接客業の場合

お食事時はお店の混雑が考えられます。

店舗側としては電話対応で、お客様を待たしてしまうのは避けたいところ。

比較的忙しくない、9:00~11:00、14:00~17:00頃をねらってかけるようにしましょう。

事務やIT系企業の場合

ミーティングや作業の確認等が考えられるため、朝一の電話は控えた方がよいでしょう。

また、11:00~14:00頃のランチタイムも外しましょう。

コンビニやスーパーなどの場合

コンビニは社会人だけでなく、学生も多く利用しています。

朝夕の通勤や帰宅の時間帯、昼食時の時間帯に加え、学生の通学、帰宅の時間帯にもお店の混雑が予想されます。

9:00~11:00、14:00~16:00頃が電話をかけるベストなタイミングといえるでしょう。

焦らずに静かな場所から電話する

水を1杯のんだり深呼吸をしたりして、気持ちに余裕を持ってから電話をかけるようにしましょう。

また、静かなところでかけるように心がけましょう。

人込みや、交通量が多くエンジン音がうるさい場所、電車の通る線路の近くなどは、声がかき消されたり、うまく聞き取れなかったりするためNGです。

風の強い場所もよくありません。意外にも風の音は受話器越しによく聞こえてくることがあります。

留守電にメッセージがある場合

留守電にメッセージがある場合

留守電話にメッセージが入っている場合は、必ず確認してください。

かかってきた電話には、できるだけ早く折り返し電話をするようにしたいとこ。

後回しにせず、留守電の内容をしっかりと確認しておきましょう。

不在着信があった時間を確認

何時にかかってきたのか確認してみてください。

その時間帯は、店舗側にとっても都合のいい時間帯と認識していいでしょう。

早めに折り返した方がいいのですが、本日中の折り返しが難しい場合に、後日かける時間帯の目安になります。

担当者の名前を確認

基本的には店舗名と電話をかけている担当者の名前がメッセージとして残っています。

担当者の名前はメモしておきましょう。

折り返した際に、電話をくれた担当者の名前を伝えることでとりつぎがスムーズになります。

こちらから折り返す必要があるのかを確認

応募先からの着信には折り返すようにします。

例えば、留守電に面接の日時の連絡が収まっていてかけ直す必要がなさそうな場合でも、一言お礼とよろしくお願いしますを伝えるようしましょう。

折り返すことが、店舗側にとって、留守電の内容がきちんと伝わっていたということの確認にもなります。

「また改めてかけ直します。」というような内容のメッセージが残っていた場合でも、電話をもらった側からかけ直すのが、一般的な常識です。

具体的な内容や質問の確認

留守電にすでに要件が知らされている場合や質問が入っている場合があります。

例えば「勤務時間について相談したいと思います。」や、「○○(いつ)からの勤務は可能でしょうか」などです。

要件や質問がある場合は、折り返す際には必ず答えられるよう準備しておきましょう。

実際にかけ直してみよう

折り返し電話には、大きな特徴があります。

それは、初めに電話をいただいたことに対してお礼を言うことです。

まず、自分の名を名乗り、電話をいただいたことに対するお礼を述べましょう。

ここでは電話の流れにそって具体的な話し方について紹介していきます。

例1 - 初めのあいさつ-担当者へ

担当者でない人にいきなり話しかけては、受け手側に負担をかけてしまいます。

まずは担当者がいるかの確認をしましょう。

お忙しいところ失礼いたします。

わたくし、アルバイトで応募しております○○と申します。

○○(いつ)の○○(何時ころ)にご連絡をいただいたのですが、ご担当者の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

例2 - 担当者が分からない場合

店舗から電話をもらったことは確かだが、担当者が誰なのか分からない場合、率直に担当者に代わってもらうよう伝えても構いません。

お忙しいところ失礼いたします。

わたくし、アルバイトで応募しております○○と申します。

○○(いつ)の○○(何時ころ)にご連絡をいただいたのですが、採用のご担当者様はいらっしゃいますか。

例3 - 担当者にかわったら

担当者と電話がつながったら、もう一度、名前を名乗り、忘れずお礼を言いましょう。

わたくし、先日アルバイトで応募しました、○○と申します。

先ほどはお電話ありがとうございました。

このように伝えると相手は電話の内容を把握することができ、自然に要件に入ることができます。

例4 - 担当者不在の場合

担当者が不在である場合は、いつかけたらよいのか確認してみましょう。

担当者様のご都合のよい時間帯は分かりますでしょうか。

必ず、自分からまたかけ直すことを伝えてください。そのうえで相手側の方からまた連絡をもらえることを伝えられた場合には相手側に従っても構いません。

さらに伝言をお願いしておくと、次にかけ直した時、よりスムーズになりますよ。

こちらからまた改めてかけなおします。

恐れ入りますが、○○(自分の苗字)から電話があったことをお伝え願えますでしょうか。

バイトの応募内容は担当者に直接聞くことが好ましいです。

担当者が不在の場合は、質問や長い会話は控え、速やかに電話を終えるようにしましょう。

うっかりミスをしないために

うっかりミスをしないために

「着信が入っていたみたいなんですけど・・・」

とうっかり他人事のように表現してしまう。これではとてもやる気を感じません。

またうっかりだとしても、いきなりタメ口で話されたら、採用担当者はいい印象は抱きません。

うっかりミスをしてしまわないように対策を立てておきましょう。

応募先・担当者の電話番号登録

いざ電話がかかってきたときに失礼のない対応ができるように、応募したバイト先の電話番号や募集要項に載っている担当者の番号は電話帳に登録しておくことをおススメします。

知らない番号に要注意

登録していても、違う番号から電話がかかってくることがあります。

電話対応が多い店舗では、電話番号を2つもっているところもあります。

採用担当者から店舗とは別の番号で直接かかってくることもあります。

知らない番号からの着信履歴は、ネット検索するなどどこからかかってきたのかを確認してみましょう。

バイトを応募している間は特に、知らない番号からかかってきた場合でも丁寧な口調で出ることができるよう、少し気を張っておいた方がいいのかもしれませんね。

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