はじめての相手に電話をかけるのは誰でも緊張してしまうもの。やる気はあるのに緊張のせいでうまく自分を出せなかった…。なんてのは悲しいですよね。

そこでここでは電話で失敗しないための、事前準備、電話をかけるタイミングや職種に応じた対応法、好印象を残すための方法など分かりやすく紹介します。

実際にある戸惑いやすい受け答えの事例も解決策と一緒にご紹介!これでもう怖くない。電話応募で採用に王手をかけよう!

電話する前に準備をしよう

電話する前に準備をしよう

人の第一印象は出会ってからたったの3秒で決まるという話を聞いたことはありますか。

電話の場合、出会う以前に声で第一印象を判断されることになります。

第一印象というのは相手に根強く残ってしまうもの。姿が見えない分、無意識のうちに声で相手を想像し具象化してしまうことも。

こんなはずじゃなかったのに・・・。と後悔しないためには、まずは、しっかりと準備を整えておくことが大切です。

電話の環境は整ってる?メモの準備も忘れずに!

電話でのやり取りの中に、担当者の名前やシフトの詳細、面接の日時、勤務時の服装、仕事内容など、求人案内では得られなかった大切な情報が出てくることがあります。

一度説明されたことをもう一度聞きなおすのは、相手の時間をムダにしてしまっています。必ずメモをとれる環境を整えておきましょう。

また、相手の声がしっかりと聴きとれるように、電話をかける場所にも注意が必要です。

騒音のない場所でかけることはもちろん、受話器のボリュームも忘れずチェックしておきましょう。

募集内容をもう一度確認!HPも要チェック!

募集内容をもう一度確認!HPも要チェック!

職種・仕事内容・勤務日数の他にも、勤務可能な年齢、経験や必要な資格の有無、勤務体制など、募集内容に自分が当てはまるのかどうかをもう再確認しておきましょう。

ノートに箇条書きに書きだしておくと電話中の対応やメモがしやすくなります。

また、希望の勤務先にホームページがある場合は確認しておきましょう。

実際に働いている人のコメントがのっている場合もあり、職場環境や、働いている自分の姿がより想像しやすくなりますよ。

担当者の名前の記載を確認

採用担当者の名前が記載されている場合は担当者につないでもらう必要があります。

求人案内の場合、連絡先の近くに明記してあることが多いので、電話をかける前にもう一度見直してみてください。

質問の予測とスケジュールの確認

質問の予測とスケジュールの確認

勤務可能な日にちや時間、通勤時間や通勤手段など、質問をあらかじめ予測し、スムーズに答えられるようにしておきましょう。

面接の日時を決める場合に備え、事前のスケジュール確認も忘れないようにしましょう。

まれに電話の段階で「志望動機」を聞かれることがあります。志望動機は面接時に、高い確率で聞かれる質問です。はっきりと答えらるようにしておくと心強いです。

志望動機としては、求めている人材に適していることや、お店に対して自分が抱いている印象をアピールしましょう。

最後にする質問を準備しておく

勤務時間や日数など気になることの聞き忘れがないように、あらかじめ箇条書きに書き出しておくことがおすすめです。

何度も電話をかけ直さなくてもいいように、気を付けましょう。

いつ電話をしたらいいの?NGな時間帯は?

電話の連絡先は主に、「採用センタ―」になっている場合と、直接「店舗」や「担当者」にかけるようになっている場合とがあります。

採用センタ―へ電話をかける場合は、受付時間内にかけるといいです。しかし、営業中の店舗へかける場合は、配慮が必要となってきます。

自分が希望する職種の繁忙期を、前もって把握しておくようにしましょう。

ファミレスなど飲食店の場合

ファミレスなど飲食店の場合

飲食店では昼食・夕食時が一番忙しくなります。お店側はお客様を長くお待たせすることは避けたいと考えています。

忙しい時間に電話をしてしまうと、お店に迷惑がかかってしまうだけでなく、聞きたいことが聞けなくなってしまう可能性もあります。食事と食事の間を狙って電話をかけるようにしましょう。

居酒屋の場合、夜に備えて夕方も仕込みで慌ただしくなっている可能性があります。ランチタイムも営業しているのであれば、夜よりも日中のうちにかける方が好ましいでしょう。

また、速さと丁寧さが求められる飲食店では、テキパキとした話し方を心掛けると働く姿が想像されやすく、印象が良くなりますよ。

コンビニなど接客業の場合

24時間営業だと、どの時間帯でも従業員はいます。しかし、たいてい深夜はスタッフ人数が少ないくなっています。また明け方は、仕事の出勤で急いでいるお客様もいらっしゃいます。夕方になれば学生や仕事帰りのお客様で店内がにぎわうことが予測されます。

コンビニの場合は、昼食時を避けた10時ごろ~16時ごろの間がベストタイミングです。

また、接客業では、「明るく元気のよいスタッフ」を募集していることが多いため、はきはきと元気よく受け答えし、少しでも接客に向いていることをアピールしていきましょう。

事務やIT系の場合

事務やIT系の場合

電話をかける時間に関しては、勤務時間内であればそれほど気にしなくていいです。

しかし、事務やIT系の職種の場合は接客業とことなり、かならず問われるのが、「パソコンのスキル」です。エクセルの場合、関数を使えるのかや、マクロを組めるのかなどこまかく質問される場合があります。

経験の有無を問わない場合は、自分のパソコンのスキルがどのくらいであるか答えられるようにしておきましょう。

電話をかけたときの基本的な流れ

電話をかけたときの基本的な流れ

実際に電話をかると、どのような流れで進んでいくのでしょう?

全く同じというわけではありませんが、基本的なパターンを1つ紹介します。

電話をかけると以下のような流れで話が進んでいきます。

従業員:「こんにちは○○店です。」

応募者:「お忙しいところ失礼いたします。アルバイト希望の件でお電話しました。担当者の○○さんはいらっしゃいますか?」
(まず要件を伝える!担当者が分かる場合は、担当者の在否を確認!)

従業員:「担当者に代わりますので少々お待ちください。」

担当者:「お電話代わりました。採用担当の○○です」
(担当者をここで初めて知る場合には、名前をメモ!)

応募者:「○○を見て、アルバイト希望の件でお電話しました、○○と申します。」
(どこで求人情報を見たのかを伝える。名前を名乗ろう。)

担当者:「○○な人を募集しているのですが、・・(募集要項についての確認)・・・」

勤務可能な曜日や時間、仕事内容などから、応募に適しているかを確認後

担当者:「面接をしますので、履歴書をもって○月○日○時に○○にきてください。」
(面接の日時と場所をしっかりと確認しよう!メモを忘れずに!)

応募者:「ありがとうございます。○月○日○時に○○に伺います。よろしくお願い致します。」
(日時場所は必ず"復唱"し確認!)

電話で大切なのは、要件をきちんと伝えることと、メモを取ること、焦らず落ち着いて対応することです。

分かったふりはNGですよ!聞き取りにくかったら、きちんと確認しなおすようにしましょう。

困った!焦った!と感じた事例

実際に起こった戸惑ってしまった事例を紹介します。

募集内容が変わってしまっていた

この場合、変更後の募集内容でも勤務可能な場合は、応募に進むとよいでしょう。

しかし、勤務可能かすぐにわからない場合や勤務が難しい場合は、「スケジュールを確認後、またおかけ直しします。」や「勤務が困難なため、今回は辞退させていただきます。」などと、はっきりと伝えるようにしましょう。

一度も行ったことがないのに、店舗を利用したことはありますか?と聞かれた

一度も行ったことがないのに、店舗を利用したことはありますか?と聞かれた

職種によっては、来店したことあるかを重要視しているところもあります。電話をかける前に、一度は店舗を訪れてみましょう。

お店の雰囲気や商品などを把握しておくことはとても大切です。

その他にもいくつか事例を紹介していきますので、参考にしてみてください。

担当者がいないと言われた

担当者が不在の場合、担当者がいる日時を確認し改めて電話をすることを伝えましょう。

要件が、「アルバイト募集の件」であることを担当者への伝言をお願いすると、担当者側も対応の準備ができ、次回の電話の流れがスムーズになりますよ。

忙しいのでかけ直してほしいと言われた

時間帯に考慮して電話したつもりでも、かけ直しをお願いされることがありますが、焦らなくても大丈夫。

電話可能な時間を確認し、「申し訳ございません。」など一言謝罪の言葉を入れ、電話を切り、改めてかけ直すようにしましょう。

後日かけ直す際は同じ時間帯には電話をしないように気を付けましょう。

始めに自ら、「アルバイト募集の件でお電話しました。今お時間よろしいでしょうか?」と、電話先の状況を確認するとのもおすすめです。心配りが感じられいい印象を与える言こと間違いなし!

電話で心がけておくべきこと

電話で心がけておくべきこと

大切なのは「丁寧さ」と「聞き取りやすさ」です。

話しやすい速度 = 聞き取りやすい速度ではありません。

電話をするときは聞き手側を思いやるようにしましょう。また、電話の段階で、ふさわしい人材かの見極めが始まっている場合も...。

日頃から、目上の人に対する言葉づかいを意識しておきましょう。

友人や家族に目をつむった状態で聞いてもらい、聞き取りやすさを確認してみるもの対策としてお勧めです。

完璧な敬語よりも丁寧な言葉遣いを

電話での印象は、採用を大きく左右します。

従業員として雇った場合、お客様対応や、電話対応がきちんと行えるのかをみられている可能性もあしますよ。

うっかりでもタメ口は絶対にNGです!

敬語がうまく使えなくても、謙虚な姿勢を心掛けましょう。

丁寧な姿勢や一生懸命な姿は直接見なくても口調やトーンで相手に伝わるものです。

うまく聞き取れなかったときに「え?」と言ってしまうのが癖の人は気怠さや不快感を感じさせる場合があるため要注意です。

最初から最後まで話し方が雑にならないよう気を付けましょう。

明るくはっきりとした口調で

自分が電話を受けた場合を想像してみてください。暗くもごもごと話している人に好印象をいだきますか?

顔が見えないからこそ、受け手は声に注目します。明るく、はきはきと聞き取りやすく話すよう心がけましょう。

求人案内に「元気のいい人募集中」などと書いてある場合は尚更です。

少し見栄を張るくらいがちょうどいいですよ。

早口はNG!少し遅すぎるくらいのスピードで

「1分間に300字程度」このスピードで話すのが、一番聞き取りやすい速度だそうです。

しかし、自分がどのくらいの秒速で話しているのか分かる人はなかなかいません。少しゆっくり話し過ぎているかな?と感じるくらいのスピードが案外ちょうど良かったりします。

また、数字の聞き間違いはとても多いため、日時や電話番号などは、よりゆっくりと丁寧に確認するようにしましょう。

小学校で音読を習った記憶はありますか?おそらく、読点(、)は1拍、句点(。)は2拍間をあけるように習ったのではないでしょうか。

ここまでする必要はありませんが、電話でも同じで、句点のタイミングで、1文ごとに気持ち程時間を空けてみましょう。そうすると、非常に聞き取りやすく話の内容が入ってきやすくなりますよ。

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