【例文あり】バイト面接の調整をメールでするときのマナーとポイント

最近はバイト面接の日程を、メールで調整することも増えてきました。

電話での対応が苦手な人は、この傾向は喜ばしいことかもしれませんね。

しかしデータとして残ってしまうメールこそ、マナーに気をつけて利用しなければ、自分の評価を落とすことになってしまうのです。

そこで今回はバイト面接につなげるまでのメールについて、詳しく見てみたいと思います。

例文を交えながらチェックしていきますので、メールの文面に悩んだときは参考にしてみてください。

バイトの面接の日程を調整する際に、連絡の取りやすいメールを使うケースは増えてきています。

特に応募者の多い人気のバイトや、メールでの応募を受け付けているバイトは、メールでのコミュニケーションを採用することもあるでしょう。

メールは対応が楽な反面、間違ったマナーや言葉遣いが残ってしまうため、単純な電話よりも慎重に利用する必要が出てきます。

もしバイト先がメールで面接の詳細を連絡してきたときは、一度冷静になって以下のポイントをチェックしていきましょう。

面接の日程調整をメールで行う際には、いくつか押さえるべきポイントがあります。

会社を相手にメールを送ったことがないという人でも、以下のポイントをチェックしておけば正しい返信が行えるでしょう。

メールへの対応でその人を評価する可能性もあるので、失礼な返信は面接を不利にするかもしれません。

目の前に相手がいない状況だからこそ、きちんと誠意のある対応を意識してメールを作成するようにしましょう。

あなたからの返信がなければ、バイト先はいつまでも面接の日程を決めることができません。

たとえ返信の期限が設けられていない場合でも、できるかぎり早めに返信を行うようにしましょう。

返信へのレスポンスの早さは、直接評価にはつながらないとしても、採用担当者からの印象をよくすることはできます。

学業や趣味で忙しい時間を過ごしているときも、なんとか間をぬって返信を行うことがおすすめです。

もし具体的に面接をしてほしい日が決まらないときでも、とりあえずその旨をメールで返信しておく必要があります。

間違っても長期間放置せずに、時間がかかることをきちんとバイト先に伝えておきましょう。

メールは電話と違って直接話すわけではないので、深夜や早朝の返信でも問題ないように思えるかもしれません。

しかしあまりに常識から外れた時間帯の返信は、相手の心証を悪くするため避けた方がいいでしょう。

深夜や早朝の連絡は乱れた生活リズムを想像させてしまい、健康への不安を心配されることもあります。

不健康だと判断されるとバイトの面接に受かることがむずかしくなるので、返信はなるべく日中に行うようにしてください。

メールは送信した時間がはっきりと表示されてしまうため、たとえ相手がその瞬間にメールを見なくても記録が残ってしまいます。

メールはどのように受け取られるのかがわからないので、なるべく印象が悪くなるような可能性をなくしていくように心がけましょう。

当然ながら返信メールの文面では、丁寧な言葉遣いが必要となります。

決して友だちや家族と連絡を取るような感覚で、返信をしないようにしましょう。

たとえば「～ですね」や「～ましたよ」といった軽い文面は、バイト先への返信にはふさわしくありません。

あくまで目上の方を前にしている気持ちで、安定した言葉を選びましょう。

他にも「！」などの記号を使うのも、メールで不快感を与える原因となってしまいます。

面接の日程を決めるメールでは、ふだんから使っている言葉や表現を避けるように意識しましょう。

なかにはフレンドリーさをアピールしようとして、不必要なほど砕けた言葉遣いになってしまう人もいるかもしれません。

しかしバイト先への返信の場合は、まずはそのような感覚を捨てることがコツとなるのです。

意外とやってしまいがちなのが、返信先の間違いです。

いくら丁寧なメールを作り、素早く返信をしたとしても、バイト先に届かなければ意味がありません。

自分にはそんな心配はないと思うでしょうが、ケアレスミスを防ぐためにも送信前に必ず宛先を確認するようにしましょう。

メールの宛先を間違えると、バイト先としてはあなたが音信不通であると判断しなくてはならなくなります。

それは面接をする前に落選という最悪の結果につながるので、慎重に慎重を重ねて返信先はチェックしておいてください。

送られてきたメールに対して的外れな返信を行ってしまうと、面接日の調整がスムーズにいかなくなってしまいます。

返信を急ぐ気持ちはぐっと抑えて、まずは送信されたメールをよく読み込むようにしましょう。

メールの質問にきちんと答えていないと、相手に二度手間を取らせることになります。

貴重な時間を無駄にしないためにも、メールに対して適切な返信を行えるように注意しましょう。

なるべく慎重に返信を行いたいのなら、メールに書かれている質問を箇条書きで抜き出し、1つ1つへの返答を考える方法もおすすめです。

質問に簡潔に答えているメールは、面接を行う側にとっても好印象となりやすいでしょう。

スマホのかぎられた画面ではメールの全文を把握しづらく、ミスをチェックするのがむずかしくなってしまいます。

できればバイト先にメールを返信するときは、スマホよりもパソコンを利用することがおすすめです。

パソコンならメール全体を簡単に確認できるので、誤字脱字をこまかく直すこともできるでしょう。

使い慣れない言葉や文章には意外なほどケアレスミスが増えるため、しっかりと確認することが大切です。

実際にメールでバイト面接を調整するときには、ある程度のひな型がある方がスムーズに文面を作成できるでしょう。

そこでここからはメール返信に使える例文集をご紹介しますので、バイト先に送る際の参考にしてみてください。

いくつかのパターン別に例文を記載しているので、自分の状況に合わせて利用できるかと思います。

慣れるまではひな型にそって文章を作成し、堅実な返信メールを送信するようにしましょう。

メールのなかで既にいくつかの日程を提示されている場合は、以下のような文面でメールを作成してみましょう。

はっきりと○月○日に伺うと宣言し、「よろしいでしょうか」といった疑問文は避けるようにしてください。

バイト先から返信があればその指示通りに、なければそのまま指定日での面接を了承されたと考えて行動しましょう。

バイト先から提示された日程で面接ができない場合、なるべく早くそのことを伝えます。

返信内容は以下の形に整え、あらためて面接日を設定してもらうようにしましょう。

都合が悪い場合は謝罪を入れつつ、しっかりとその日が無理であることを伝えましょう。

こちらから希望する日時があるのなら、メール内に「○月○日の○時ではいかがでしょうか」と記載するのもOKです。

バイト先によっては、最初にこちらの都合のいい日を聞いてくることもあります。

そのパターンのときは以下のように、希望日時を入れた返信を行いましょう。

相手が選択できるように、なるべく複数の日付を提示するのがポイントです。

「○曜日」や「○時以降」といった部分的な指定よりも、なるべくはっきりと日時を示すようにしましょう。

面接の日付を調整した後に都合が悪くなった場合、すぐにバイト先に連絡をする必要があります。

以下の形で連絡後、あらためて日程を調整してもらうようにお願いしましょう。

謝罪の言葉は絶対に必要ですが、だらだらと長くなるのは逆にマイナスとなるので、なるべく簡潔に文章を整えましょう。

この場合はできるかぎり詳しい理由を記載して、面接日を変更してもらいやすくするのもコツです。

1度決まった面接日をメールで変更するのは、ある程度時間に余裕があるときにかぎります。

当日に都合が悪くなったときは、メールではなく直接電話で連絡をするようにしましょう。

上記でいくつかの返信パターンをご紹介しましたが、どんなメールでも押さえておくポイントがあります。

「メールの最後に自分の情報を記載」「件名を変えずに送信する」といった点は、常に意識して忘れないようにしましょう。

また返信はある程度定型文でかまいませんが、毎回同じ文章を送るのは、印象が悪くなる恐れがあります。

メールのやり取りが増えてきたときは、なるべく別の文章や言葉を組み合わせて新鮮味を加えるのもいいでしょう。

バイト先に送ったメールに返事があった場合、こちらからふたたび返信を行う必要があります。

短い文章でかまわないので、日程の確定をこちらが了承したことをしっかりと相手に伝えるようにしましょう。

返信がないとバイト先は本当に面接をセッティングしていいのかわからないので、迷惑をかけることになりかねません。

トラブルを避けるためにもしっかりと返信を行い、意思疎通を明確にしておきましょう。

バイト先とのメールをいつまで続けるべきなのかわからないときは、基本的にすべてのメールに返信するようにしましょう。

1～2行の文章でかまわないので、とりあえず返信することが大切です。

連絡を終えるタイミングを相手に任せれば、無視したと思われる心配もなくなります。

面接までに心証が悪くならないように、なるべくこちらからメールを終わらせることはないようにしましょう。