デジタルで作成したアルバイトの履歴書は、PDFファイルに変換することでより便利になることをご存知でしょうか。
PDFファイルならではのメリットとデジタルで作成した履歴書をPDFに変換する方法を確認していきましょう。
アルバイトの応募に使う履歴書をデジタルで作成した場合、PDFファイルに保存することがおすすめです。
PDFなら読みやすく、さまざまなパソコン環境から閲覧できるので、メールでアルバイト先に履歴書を送付する際もスムーズでしょう。
本記事ではPDFの魅力とWordとExcelをPDFへ変換する方法・手順を記載していきます。
実際にデジタルの履歴書を作るときには、参考にしてみてください。
デジタルで作成したバイト履歴書はPDFに！
バイトの応募時に提出する履歴書をデジタルで作成する場合には、PDFに変換して保存しましょう。
PDFとは「Portable Document Format」の略称で、アメリカのアドビ社が開発した汎用性の高いファイル形式です。ビジネスの現場でも広く用いられていることから、PDFを利用できるスキルが社会人としての評価に繋がる可能性もあります。
また、手渡しの場合には、PDF化した履歴書を印刷して使いまわせる点も便利です。
PDFへの変換は非常に簡単です。手順を知れば誰でもすぐに利用するが可能なため、PDFの基本知識と利用方法を確認しておきましょう。
見やすさを重視するのならPDF
PDFは非常に見やすいのが特徴です。
紙に印刷した文書のような形で、文字や文章の間隔を綺麗に整えられるので、履歴書の印象を良くすることができるでしょう。
手書きの履歴書を作成するには時間と労力がかかりますが、デジタルの履歴書であれば比較的楽に書き進めることができます。PDFなら文書内の文字検索やパスワード設定も行えるため、現物の履歴書よりも便利で安全です。
どんなパソコンでも閲覧可能
PDFはパソコンのOSに影響されずにファイルを開けるので、基本的にどんな環境でも閲覧可能です。
バイト先がどんなパソコンを使っているのかわかりません。しかし、PDFを利用することで、どんなパソコンを使用していても「ファイルを開けない」「レイアウトが正しく表示されない」といったことを防げます。特に、WordやExcelで作成したファイルは、それ以外の類似ソフトで開くと互換性の問題で元のデータと別物になってしまう可能性があるので、PDF化しておくことが重要です。
PDFファイルはスマホやタブレットでも閲覧できるため、あらゆるタイミングで利用できる点も魅力。PDFへの変換方法は、バイトの履歴書だけでなく多くの利用機会が考えられるので、この機会に熟知しておきましょう。
履歴書は手書きじゃなくても大丈夫？
「バイトの履歴書は手書きじゃなくて大丈夫なの？」と思われるかもしれませんが、手書きが絶対というわけではありません。また、近年はデジタルでの応募も増えてきています。
デジタルで履歴書を作成しておけば、手渡しの場合でもメールで送付する場合でも、繰り返し利用することが可能です。
履歴書を購入して一から作り直す手間が省けるので、早いうちにテンプレートを作っておくことで将来に発生するコストが削減できるでしょう。
手書きにはないメリットが複数あるため、デジタルでの履歴書作成をぜひ検討してみてください。
バイト履歴書をPDF変換する方法（手順）
実際にファイルをPDFに変換する手順は、以下のようになっています。
WordとExcelごとに確認して、履歴書をPDFファイル化しておきましょう。
Word（2013以降）
1.画面上部にある「ファイル」を選択
2.「エクスポート」を選択
3.「PDF/XPSの作成」を選択
4.「PDFまたはXPS形式で発行」をクリック
5.（必要であれば）「ファイル名」を変更
6.「発行」をクリック
Word（2010）
1.画面上部にある「ファイル」を選択
2.ファイル名を入力して「名前を付けて保存」をクリック
3.ファイルの種類から「PDF」を選択してクリック
4.「上書き保存」をクリック
Word（Office for Mac）
1.画面上部にある「ファイル」を選択
2.「名前を付けて保存」をクリック
3.ウィンドウ下部の「ファイル形式」をクリック
4.使用可能なリスト内から「PDF」を選択
5.ファイル名を入力して「エクスポート」をクリック
Excel
1.画面上部にある「ファイル」を選択
2.「エクスポート」を選択
3.「PDF/XPSの作成」を選択
4.「PDFまたはXPS形式で発行」をクリック
5.（必要であれば）「ファイル名」を変更
6.「発行」をクリック
Excel（Office for Mac）
1.画面上部にある「ファイル」を選択
2.「名前を付けて保存」をクリック
3.ウィンドウ下部の「ファイル形式」をクリック
4.使用可能なリストから「PDF」を選択
5.ファイル名を入力して「保存」をクリック
「クイックアクセルツールバー」を使えるバージョンであれば、ファイルのPDF化をコマンドで登録し、いつでも使えるように準備することができます。
1.画面上部にあるクイックアクセルツールバーのユーザー設定である「▼」を選択
2.「その他のコマンド」をクリック
3.コマンドの選択を「すべてのコマンド」に設定
4.ボックスから「PDFまたはXPS形式で発行」を選択
5.「追加」をクリック
6.右ボックスに「PDFまたはXPS形式で発行」があることを確認
7.「OK」をクリック
バイト履歴書のPDFにパスワードをかける方法（手順）
バイトの履歴書をより安全な状態で送付するには、パスワードの設定がおすすめです。
Wordでは以下の手順でパスワードの設定が可能なので、合わせて確認しておきましょう。
1.「名前を付けて保存」をクリック
2.「ファイルの種類」から「PDF」を選択
3.「オプション」をクリック
4.「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れる
5.「OK」をクリック
6.PDFドキュメントのダイアログにパスワードを入力する
7.「OK」をクリック
以上でパスワード付きのPDFファイルを作成できます。
一方でExcelファイルはパスワードを設定できないため、履歴書にパスワードをかけるのならあらかじめWordを使うか、作成したデータを最終的にWordに貼り付けてからPDF化しましょう。
パスワードを相手に伝えることも忘れずに
PDFデータにパスワードを設定したら、送付する際にその旨をバイト先に伝える必要があります。
別でパスワードを記載したメールを送付することを記載して、相手が混乱しないように配慮しましょう。
まとめ
デジタルで作成した履歴書は、PDF化することでより使いやすくなります。
PDFで保存するまでをセットとし、履歴書を積極的に使える環境を整えていきましょう。
手書きの履歴書と同じくらいに、デジタルの履歴書も今後は重要なものとなっていきます。
アルバイトへの応募をよりスムーズなものにするためにも、この機会にPDFへの変換方法を確認しましょう。
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