派遣でよく見る一般事務の仕事って？具体的な仕事内容をご紹介！

一般事務と聞いてどんなイメージをしますか？　漠然と「事務作業をする」といったイメージはあっても、具体的な仕事内容や必要なスキルまではわからない人も多いと思います。この記事では、そんな人のために一般事務の主な仕事内容や求められるスキル、メリット・デメリットをご紹介します。

一般事務とは、データ入力や電話対応など幅広く社内のサポートをする仕事です。専門的な知識やスキルがなくても務まる仕事が大半ですが、会社にはなくてはならない重要な存在です。さまざまな業務を幅広くこなすため、知識やスキルも重要ですが社内で連携を取りながら柔軟に対応できる力が求められます。

部署や会社によって仕事内容は変わりますが、一般事務の一般的な仕事内容をご紹介します。

一般事務の主な仕事内容は、資料作成・整理、データ入力、郵便物の仕分け、電話・来客の対応などです。

書類作成では、請求書や見積書、会議の議事録などを作成します。基本的にあらかじめ用意されたテンプレートに必要な情報を入力していくだけなので、書類を作ったことがない人でも簡単に作れるようになっています。

資料の整理は、紙の資料を分類してファイリングしておく仕事です。資料を使う人が見つけやすいような整理と管理が必要です。

データ入力の仕事は、顧客情報や売上データ、営業リストなどの情報をパソコンで入力していく仕事です。

作業自体はそこまで難しくありませんが、個人情報や社外秘の情報もあるので入力ミスやデータ管理に注意しなければいけません。

郵便物の仕分けも一般事務の仕事です。届いた郵便物を部署毎に仕分けて届けます。なかには重たい荷物もありますので、事務といっても多少体を動かす場面もあります。

電話窓口となって、かかってきた電話の対応をします。電話がかかってきたら、まずは相手の名前、要件、誰宛なのかを聞いて、担当の部署や人につなぎます。基本的に取り次ぐのが一般事務の仕事なので、業務の内容を聞いて対応することはありません。

来客対応の仕事は会社に訪ねてきたお客さまの取り次ぎをおこないます。お客さまが来たら用件を聞いて部屋まで案内したり、名刺をもらったりします。

どちらも会社の顔となる役割ですので、基本的なビジネスマナーや正しい言葉遣いが求められます。

PCスキル・ビジネスマナー・コミュニケーションスキルの3つは、どんな職場で働くにしても求められるスキルです。

派遣会社によっては、ビジネスマナー講座やPCスキル講座が無料で受講できます。これまで全くPCを触ったことがない人や、久しぶりの仕事で不安な人でも、事前に講座を受けておけば安心して働けます。

WordやExcelの基本的な使い方、正確なタイピングなどが求められます。企業や部署によって求められるスキルやレベルは違いますが、基礎的なスキルは身につけておいて損はありません。

Excelの関数、PowerPointでの資料作成など、より高いレベルのスキルを身に着けておくと選択肢が広がったり、契約見直しの際に有利に働いたりします。

ビジネスマナーも仕事をするうえで非常に重要なスキルです。一般事務といっても、メールで連絡をしたり、来客や電話の対応をしたりと外部の人とコニュニケーションを取る機会はたくさんあります。このような場面で、失礼な態度をとって会社の印象を悪くしないためにも、正しい言葉遣いやマナーを身につけておきましょう。

外部の人だけでなく、社内の人と関わる場合でも、最低限のビジネスマナーは必須です。今後のキャリアでも必ず役立ちますので、早い段階から身につけておくことをおすすめします。

一般事務は、たくさんの人と関わりながら仕事をします。相手の意図を汲み取ったり、自分が伝えたいことを相手に届けるコミュニケーション能力は社内・社外に関係なく必要です。

コミュニケーションを取ることでスムーズに仕事ができたり、ときには仲間に助けてもらったりすることもあります。失敗したりトラブルに巻き込まれないように、普段から円滑なコミュニケーションを心がけましょう。

一般事務と似た言葉に「OA事務」というのがあります。OA事務のOAとは、「office automation（オフィスオートメーション）」の略称です。OA事務は、かつては資料の作成やデータ入力を電子機器を用いておこなう職種のことを指していました。

しかし、現在は一般事務でもPCを使った仕事が一般的になってきたので、今となってはOA事務と一般事務の違いはほとんどありません。

派遣のなかでも特に人気の一般事務。そんな一般事務で働くメリットを紹介します。

一般事務は他の事務職に比べて、未経験でも採用されやすい職種です。仕事内容も、未経験の人や久しぶりの仕事復帰する人でも働きやすいものとなっています。

一般事務の経験があると、営業事務や貿易事務など専門性の高い職種にスキルアップすることも可能です。夢やなりたい職業がある人の最初の第一歩としては、とてもおすすめの職業です。

一般事務では、ビジネスマナーやパソコンスキルなど基礎的なスキルが幅広く身につきます。今後どのような職種で働くとしても役立つスキルばかりです。

また、派遣会社のなかにはビジネスマナー講座やパソコンスキル講座が受けられるところもあります。就業前、就業中のスキルアップに役立てましょう。

一般派遣は案件数が多く、勤務地や時間など自分に合った条件の勤務先を選びやすいのが大きな魅力です。

契約期間が終了した時や勤務先が自分に合わなかった時にもすぐにに別の勤務先を見つけやすいため、フリーの期間が長くなりにくくなっています。

一般事務は一般的に残業の少ない仕事です。

自分の仕事を効率よくこなしていれば、急ぎの仕事やなにかトラブルがない限り、基本的に定時に退社できます。家事や子育てで忙しい主婦やプライベートの時間も確保したい人にはかなりおすすめです。

人気のある一般事務ですが、デメリットについても紹介します。

毎日決まった仕事をこなすことが多く、高い専門性やスキルが求められない代わりに、地味な作業を根気よくこなさなければいけません。裁量権をもって大きなプロジェクトを動かしたいという人には少し退屈に感じるかもしれません。

一般事務は、自分の仕事が直接会社の売上や成果に現れにくいところがあります。表立って何かをするというよりは、縁の下の力持ちのような存在ですので、営業や販売のように最前線で活躍したい人には物足りなく感じるかもしれません

一般事務は書類作成やデータ入力、電話・来客の応対など、さまざまな業務で活躍しています。そのため早く正確に仕事をこなす力や円滑に意思疎通を図るコミュニケーション能力が求められます。

一般事務として働くことで得られるスキルや経験は、他の職種でも活かせるものばかりです。残業も少なく勤務地や条件の選択肢が多いので、家事や育児で忙しい主婦や叶えたい夢がある人には、とてもおすすめの仕事です。

この記事を読んで、一般事務で働いてみたいと感じた人は是非どんな案件があるのかチェックしてみてください。